NOTĂ DE INFORMARE CU PRIVIRE LA PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

 

Operatorul datelor – Asociația City Guide Arad, în calitate de organizator al evenimentelor Arad Run și operator de date, prelucrează datele cu caracter personal ale participanților în conformitate cu legislația aplicabilă privind protecția datelor. Operatorul poate fi contactat la numărul de telefon 0743 048 755, la adresa de e-mail contact@aradrun.ro sau prin formularul de contact disponibil pe aradrun.ro.

Datele personale colectate – În funcție de cursa aleasă și de situația participantului, organizatorul poate prelucra următoarele date: numele și prenumele, sexul, data nașterii, cetățenia, numărul de telefon, țara și localitatea de domiciliu, adresa de e-mail, proba și categoria de concurs, numele echipei sau al clubului, cel mai bun timp personal, dacă este solicitat, mărimea tricoului, statutul înscrierii și al plății, numărul de concurs, timpul obținut și poziția în clasament.

Pot fi prelucrate și datele părintelui sau reprezentantului legal în cazul minorilor, fotografii și înregistrări video realizate în cadrul evenimentului, precum și date bancare sau fiscale, numai atunci când sunt necesare pentru înscriere și plata premiilor. Datele privind sănătatea sau dizabilitatea sunt solicitate numai atunci când sunt necesare pentru siguranța participantului ori pentru acordarea unor facilități.

Scopul și modalitatea de prelucrare a datelor – Datele sunt colectate atunci când participantul se înscrie la eveniment prin formularul pus la dispoziție de organizator, prin platforma Register42KM, prin formularul de contact de pe aradrun.ro, prin sistemele de cronometrare sau în timpul desfășurării evenimentului.

Datele sunt utilizate pentru înregistrarea și validarea participanților, procesarea taxelor de participare, pregătirea și distribuirea kiturilor, transmiterea informațiilor organizatorice, atribuirea numerelor de concurs, cronometrare, publicarea clasamentelor, emiterea diplomelor, acordarea premiilor, organizarea participării minorilor și desfășurarea competiției în condiții de siguranță.

Datele pot fi păstrate în format electronic și, atunci când este necesar, în format fizic.

Caracterul obligatoriu al datelor – Furnizarea datelor marcate ca obligatorii este necesară pentru înscrierea și participarea la eveniment. În lipsa acestor informații, organizatorul poate să nu poată valida înscrierea sau permite participarea la cursă.

Datele necesare participării sunt prelucrate pentru organizarea evenimentului, aplicarea Regulamentului Oficial și respectarea obligațiilor legale. Prin finalizarea înscrierii, participantul confirmă că a citit prezenta notă și că a luat cunoștință de modul în care vor fi utilizate datele sale. Consimțământul este solicitat separat numai pentru eventualele prelucrări opționale.

Publicarea listei participanților înscriși – Înainte de desfășurarea evenimentului, organizatorul poate publica pe site-ul aradrun.ro lista participanților înscriși și validați, în scopul verificării înscrierilor, informării participanților și organizării competiției.

Lista poate include numele și prenumele participantului, cursa sau proba aleasă, categoria de concurs și, după caz, echipa ori clubul.

Nu vor fi publicate adresa de e-mail, numărul de telefon, data completă a nașterii, adresa de domiciliu, informațiile privind plata, datele bancare sau informațiile privind sănătatea.

În cazul participanților majori, datele sunt furnizate de participant. În cazul participanților minori, datele sunt furnizate și confirmate de părintele sau reprezentantul legal.

Publicarea se realizează în baza interesului legitim al organizatorului de a administra competiția și de a permite verificarea înscrierilor. Participantul major sau părintele ori reprezentantul legal al participantului minor poate solicita nepublicarea sau eliminarea numelui din lista participanților înscriși, printr-un mesaj transmis la contact@aradrun.ro. Solicitarea nu afectează înscrierea sau participarea la eveniment.

Rezultatele competiției – Rezultatele participanților vor fi înregistrate, păstrate, prelucrate și publicate pentru întocmirea clasamentelor, crearea arhivei competiției și personalizarea diplomelor sau certificatelor de participare.

În acest scop pot fi publicate numele și prenumele participantului, numărul de concurs, categoria, echipa sau clubul, timpul obținut, poziția în clasament și statutul de finalizare sau descalificare.

Dezvăluirea datelor personale – Datele pot fi comunicate, numai în măsura necesară organizării evenimentului, către platforma Register42KM, furnizorii serviciilor de cronometrare, procesatorii de plăți, instituțiile bancare, furnizorii de servicii IT și găzduire, personalul medical, serviciile de intervenție, voluntarii și colaboratorii autorizați.

Datele pot fi transmise și autorităților competente, precum Poliția, autoritățile fiscale, serviciile de urgență sau Agenția Națională Anti-Doping, atunci când există o obligație legală, o solicitare oficială sau o situație care impune protejarea siguranței participanților.

Datele personale nu sunt vândute și nu sunt transmise unor terți pentru scopuri comerciale independente.

Fotografii și înregistrări video – Evenimentele Arad Run pot fi fotografiate și filmate. Materialele rezultate pot fi utilizate pentru documentarea, informarea și promovarea evenimentelor, inclusiv pe site, pe rețelele sociale și în materialele de comunicare ale organizatorului, în condițiile stabilite prin Regulamentul Oficial.

Securitatea datelor personale – Organizatorul și furnizorii implicați în procesul de înscriere și organizare aplică măsuri tehnice și organizatorice rezonabile pentru protejarea datelor împotriva pierderii accidentale, accesului neautorizat, modificării, distrugerii, utilizării abuzive sau divulgării nepermise.

Accesul la date este permis numai persoanelor care au nevoie de acestea pentru organizarea și desfășurarea evenimentului.

Perioada de păstrare a datelor – Datele sunt păstrate numai atât timp cât sunt necesare pentru scopurile în care au fost colectate. Mesajele transmise prin formularul de contact pot fi păstrate până la 12 luni, iar datele participanților pot fi păstrate până la 3 ani după eveniment.

Documentele contabile și fiscale sunt păstrate pe durata prevăzută de lege, iar rezultatele sportive pot rămâne în arhiva competiției. După expirarea perioadelor aplicabile, datele vor fi șterse, anonimizate sau arhivate în condițiile legii.

Drepturile dumneavoastră – În condițiile prevăzute de GDPR, aveți dreptul de a fi informat cu privire la prelucrarea datelor, dreptul de acces, dreptul la rectificarea datelor incorecte, dreptul de a solicita ștergerea datelor, dreptul la restricționarea prelucrării, dreptul la portabilitatea datelor, dreptul la opoziție și dreptul de retragere a consimțământului atunci când prelucrarea se bazează pe acesta.

Unele date nu pot fi șterse imediat atunci când organizatorul trebuie să respecte o obligație legală, să soluționeze o contestație sau să păstreze documente contabile ori rezultate sportive.

Solicitările privind exercitarea drepturilor pot fi transmise la contact@aradrun.ro. Organizatorul poate solicita informații suplimentare pentru verificarea identității persoanei care formulează solicitarea.

Prelucrarea datelor personale ale minorilor – Datele participanților minori sunt furnizate de părintele sau reprezentantul legal și sunt utilizate pentru verificarea condițiilor de participare, administrarea înscrierii, cronometrare, întocmirea clasamentelor și protejarea siguranței minorului.

Numele și prenumele participantului minor, cursa sau proba aleasă, categoria de concurs și, după caz, echipa ori clubul pot fi publicate în lista participanților înscriși și în rezultatele competiției. 

Datele minorilor sunt păstrate conform acelorași reguli și perioade prevăzute în Politica de confidențialitate. Documentele care nu mai sunt necesare vor fi șterse sau anonimizate, cu excepția rezultatelor sportive, documentelor financiar-contabile și informațiilor care trebuie păstrate pentru respectarea unei obligații legale.

Pentru informații suplimentare privind modul de utilizare a datelor personale, consultați Politica de confidențialitate și utilizare a cookie-urilor și Regulamentul Oficial, publicate pe aradrun.ro.